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Gestione Self Service Assenze e Malattia

La Gestione Self Service Assenze e Malattia è realizzata da un sistema automatico di risposta vocale interattiva (IVR) che permette ai dipendenti di un'azienda di comunicare un'assenza improvvisa per malattia o per altre cause. Si tratta di una funzionalità particolarmente utile nelle aziende con molti dipendenti, in cui l'ufficio del personale si trova quasi ogni giorno a dover registrare una o più assenze impreviste.

Un servizio automatico di questo tipo, oltre a semplificare la comunicazione da parte del dipendente, facilita il lavoro dell'ufficio del personale e riduce il numero di chiamate dirette al posto operatore. Anziché passare dal centralino e parlare successivamente – sempre che l'interno sia libero – con un addetto alle risorse umane, è sufficiente chiamare il numero aziendale del Servizio Automatico Malattia e Assenze Impreviste e seguire alcune semplici istruzioni.

 

 gestione assenze

La procedura si sviluppa in tre fasi:

1.    identificazione: il sistema identifica il chiamante attraverso la richiesta di un codice individuale, che viene validato interrogando l'Identity Manager aziendale; l'IDM fornisce inoltre i dati anagrafici e l'indirizzo di reperibilità del chiamante;

2.    comunicazione: il sistema guida vocalmente il chiamante attraverso un menu interattivo basato su funzionalità TTS (Text To Speech) e ASR (Automatic Speech Recognition); l'utente può comunicare con il servizio sia vocalmente che utilizzando i tasti del proprio telefono, e può eventualmente lasciare un messaggio vocale;

3.    invio: le informazioni comunicate dall'utente e acquisite dal sistema vengono trasmesse via email all'ufficio del personale; se il chiamante ha lasciato un messaggio vocale, questo viene allegato alla mail in formato WAVE.

Le funzionalità ASR consentono di acquisire – direttamente dalla voce dell'utente – informazioni come il codice individuale o il numero di giorni di assenza; le funzionalità TTS, d'altra parte, sono necessarie per riprodurre tali informazioni all'utente e ottenerne la conferma. 

Il menu interattivo propone al chiamante opzioni e percorsi che possono essere  configurati  su misura, a seconda delle particolari esigenze dell'azienda. Selezionando il numero corrispondente, il chiamante può comunicare un'assenza per malattia, un ricovero o altre tipologie di assenza eventualmente definite. È inoltre possibile associare uno o più tasti a servizi di risposta con operatore, per esempio al centralino, all'ufficio del personale o ad altri uffici; in questo modo, se il chiamante desidera parlare con un operatore, dovrà semplicemente selezionare il numero indicatogli dal sistema.

Il Servizio Automatico Malattia e Assenze Impreviste viene erogato attraverso la piattaforma software TVox, che è connessa al sistema telefonico aziendale tramite trunk SIP e comunica conl'Identity Manager via webservice.

 

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